Oinvoice
Những Vướng Mắc Thường Gặp Khi Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Những Vướng Mắc Thường Gặp Khi Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Một số vướng mắc doanh nghiệp thường gặp khi áp dụng hóa đơn điện tử

Ngày càng nhiều doanh nghiệp trong nước thay thế hệ thống hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử, đặc biệt là sau khi Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực. Mặc dù hóa đơn điện tử hứa hẹn đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp cũng như cơ quan thuế nhưng việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn còn gặp một số khó khăn. Các công ty thường vướng mắc hai vấn đề cơ bản: điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử và khởi tạo; Quản lý, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.

Dù hứa hẹn nhiều lợi ích nhưng việc triển khai hóa đơn điện tử vẫn còn vướng mắc

Vướng mắc về điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phù hợp với gần như tất cả các doanh nghiệp quy mô từ siêu nhỏ đến lớn. Để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo các điều kiện quy định trong Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Những điều kiện đó bao gồm:

-Doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đang có giao dịch điện tử với cơ quan thuế như nộp thuế điện tử, kê khai thuế qua mạng, hoặc có thực hiện chuyển khoản qua Internet Banking và các giao dịch điện tử khác trong hoạt động ngân hàng.

-Doanh nghiệp có sở hữu chữ ký điện tử, chữ ký số hợp lệ, có giá trị trước pháp luật.

-Doanh nghiệp sở hữu đầy đủ cơ sở hạ tầng như đường truyền mạng, địa điểm, thiết bị... để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.

-Doanh nghiệp sở hữu phần mềm kinh doanh hàng hóa - cung ứng dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử tự động chuyển vào cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm kế toán tại thời điểm khởi tạo hóa đơn.

-Doanh nghiệp đảm bảo sở hữu quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ như hệ thống lưu trữ.

-Doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân viên có đủ chuyên môn, trình độ để thực hiện các tác vụ khởi tạo, chỉnh sửa, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Một trong những vướng mắc về điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử thường thấy nhất là các doanh nghiệp không đáp ứng đủ các yêu cầu để tổ chức, khởi tạo và sử dụng hóa đơn hoặc doanh nghiệp vi phạm quy định về các nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử.

Đối với những vướng mắc này, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ các điều kiện cần và đủ để áp dụng hóa đơn điện tử, từ đó xác định và giải quyết vấn đề. Nếu hợp tác với các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể yêu cầu bộ phận hỗ trợ khách hàng của bên trung gian hướng dẫn xử lý trực tiếp các vấn đề vướng mắc.

Vướng mắc về thủ tục khởi tạo, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Vấn đề mà các doanh nghiệp thường quan tâm nhất về thủ tục khởi tạo, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử là thủ tục hủy và cấp lại hóa đơn điện tử trong trường hợp có sai sót. Một số trường hợp mà doanh nghiệp cần lưu ý là:

  1. Nghiệp vụ hủy hóa đơn điện tử

Nghiệp vụ hủy hóa đơn điện tử xảy ra khi có sai sót và trong điều kiện doanh nghiệp chưa kê khai thuế. Có 2 trường hợp hủy:

Trường hợp 1 (hủy không thay thế): Hóa đơn điện tử đã ký số nhưng chưa gửi cho người mua phát hiện sai sót:

Bên bán lập biên bản có ký xác nhận của bên bán, điền số biên bản, lý do hủy và thực hiện hủy.

Trường hợp 2 (hủy có thay thế): Hóa đơn đã ký số và gửi cho người mua phát hiện sai sót:

Bên bán lập biên bản có ký xác nhận bên mua và bên bán, điền số biên bản, lý do hủy và sửa nội dung thay thế trên tờ hóa đơn hủy gửi lại cho bên mua..

(File biên bản hủy hóa đơn được xuất dưới dạng PDF)

  1. Nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn điện tử (HĐĐT đã kê khai thuế)

Trường hợp doanh nghiệp nhận được thông báo phát hiện sai sót trong HĐĐT của Cơ quan thuế thì không thể hủy để xuất hóa đơn mới mà cần phải thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn.

Điền số biên bản, lý do điều chỉnh, chọn file biên bản điều chỉnh điều chỉnh cho hóa đơn số, ngày và nội dung điều chỉnh. Tùy vào thực tế cần điều chỉnh, doanh nghiệp có thể điều chỉnh một trong hai nội dung như sau:

  1. Điều chỉnh đơn giá, số lượng, thành tiền
  2. Điều chỉnh thuế suất.

Để giải quyết các vướng mắc khi triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử trực tiếp và kịp thời nhất, doanh nghiệp nên hợp tác sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do các nhà cung cấp uy tín phát triển. Phần mềm Oinvoice do Công ty cổ phần công nghệ số và in đồ họa với chất lượng và tính năng ưu việt đã và đang được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng.

Phần mềm hóa đơn điện tử Oinvoice đã được thẩm định bởi Tổng cục Thuế

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm Công ty cổ phần công nghệ số và in đồ họa sẵn sàng giải đáp và giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi áp dụng hóa đơn điện tử.


Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH ĐẠI LÝ THUẾ MIỀN BẮC

Địa chỉ:      Số 20 Lê Lợi, Ngô Quyền, Hải Phòng
Email:      hotro@thuemienbac.vn
Điện thoại:      0225.3.686.954
Website:      http://thuemienbac.vn